Transformasi Komunikasi dengan Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web: Studi Kasus UMMY Solok

Abstrak

Perkembangan teknologi informasi dimasa sekarang merupakan sesuatu yang penting untuk mendukung kegiatan pada suatu organisasi atau perusahaan, pekerjaan akan lebih efektif dan efisien dengan penggunaan komputer, termasuk dalam hal pengelolaan atau manajemen surat masuk dan surat keluar. Universitas Mahaputra Muhammad Yamin (UMMY) Solok pada saat ini dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan sistem manual atau konvensional dalam pengurusan dan pengarsipannya dan belum memiliki sistem database terpusat, sehingga membuat proses pencarian surat masuk dan surat keluar data membutuhkan waktu yang lebih lama. Sistem pengarsipan surat dengan bentuk hardcopy membutuhkan ruang yang cukup besar untuk penyimpanan dan keamanan arsip tersebut dari kerusakan seperti terkena air, debu dan lainnya. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di UMMY Solok. Aplikasi ini dibuat dengan dibuat dengan platform berbasis website. Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah memudahkan untuk mengelola surat masuk dan surat keluar, pengarsipan dan dan pencarian surat berdasarkan tanggal dan kategori tertentu secara cepat dan akurat. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan metode pengembangan waterfall, karena dengan metode ini, tahap-tahap digambarkan secara terstruktur dengan jelas, untuk bahasa pemrograman menggunakan PHP (Hypertext Prepocessor) Framework dan perancangan database-nya menggunakan MySQL. Luaran yang ditargetkan dari penelitian ini adalah artikel ilmiah pada jurnal nasional